Zwrot sprzętu
Jak przyjąć zwrot sprzętu - protokół zwrotu, ocena stanu i rozliczenie
Zwrot sprzętu
Zwrot to końcowy etap rezerwacji - klient oddaje sprzęt, a Ty dokumentujesz jego stan i rozliczasz wynajem.
Jak przyjąć zwrot sprzętu?
Aby przyjąć zwrot, wejdź w szczegóły rezerwacji i kliknij przycisk "Odbierz". Proces zwrotu składa się z kolejnych kroków:
Wypełnienie protokołu zwrotu
Opisujesz stan techniczny sprzętu po użytkowaniu (paliwo, przebieg, czystość, uwagi).
Rozliczenie płatności
Potwierdzasz płatność, zwracasz kaucję i doliczasz ewentualne dodatkowe opłaty.
Podpisanie dokumentów
Klient i wypożyczalnia składają podpisy na protokole zwrotu. Obowiązuje ta sama forma podpisu, którą wybrano przy wydaniu.
Zwrot częściowy
Jeśli rezerwacja zawiera wiele pozycji, możesz przyjmować zwroty stopniowo. Podczas wypełniania protokołu zwrotu odznacz checkbox przy pozycjach, które nie są w danym momencie odbierane - zostaną one pominięte. Zwrócone pozycje zmienią status na Zwrócono, a pozostałe będą nadal W trakcie.
Protokół zwrotu
Dla każdego zwracanego egzemplarza wypełniasz protokół z informacjami o stanie sprzętu po użytkowaniu:
- Poziom paliwa - stan zbiornika przy zwrocie (jeśli dotyczy)
- Przebieg - stan licznika przy zwrocie (jeśli dotyczy)
- Czystość - czy sprzęt wrócił czysty czy brudny
- Uwagi - opis stanu technicznego, ewentualne uszkodzenia powstałe w trakcie użytkowania
Dla akcesoriów protokół obejmuje:
- Zużycie - ilość zużytego materiału (dla akcesoriów rozliczanych wg zużycia)
- Czystość - stan czystości
- Uwagi - opis stanu
Dane z protokołu zwrotu są porównywane z protokołem wydania - dzięki temu łatwo ocenisz, czy sprzęt wrócił w takim samym stanie, w jakim został wydany.
Podpisanie dokumentów zwrotu
Po wypełnieniu protokołu następuje podpisanie dokumentów zwrotu - cyfrowo na ekranie lub na papierze, tak jak przy wydaniu. Szczegóły dotyczące form podpisu znajdziesz w artykule Dokumenty i umowy.
Rozliczenie zwrotu
Przy zwrocie rozliczasz finansową stronę rezerwacji - potwierdzasz płatność, zwracasz kaucję i doliczasz ewentualne dodatkowe opłaty. Szczegóły rozliczeń znajdziesz w artykule Płatności.
Co się dzieje po zwrocie?
Po zakończeniu procesu zwrotu:
- Status pozycji zmienia się z W trakcie na Zwrócono
- Generowany jest protokół zwrotu i zapisywany przy rezerwacji
- Stany magazynowe akcesoriów są automatycznie aktualizowane (przywracane)
- Jeśli wybrano e-dokument - klient otrzymuje protokół zwrotu na e-mail
Jeśli klient spóźnia się ze zwrotem, w systemie pojawi się oznaczenie Spóźniony zwrot - dzięki temu szybko zidentyfikujesz zaległe rezerwacje.