Dokumenty i umowy

CRM Rentools automatycznie generuje dokumenty związane z rezerwacją - umowy najmu, protokoły wydania i zwrotu. Możesz wybrać, czy dokumenty będą podpisywane cyfrowo, czy na papierze.

Zgody klienta

Przed wydaniem sprzętu klient musi zaakceptować wymagane zgody:

• Ogólne warunki najmu (OWN) - warunki współpracy i zasady wynajmu
• RODO - zgoda na przetwarzanie danych osobowych
• Marketing - zgoda na komunikację marketingową (opcjonalna)
• E-dokument - zgoda na otrzymywanie dokumentów drogą elektroniczną (opcjonalna)

Forma podpisu

Przy akceptacji zgód wybierasz formę podpisu dokumentów dla całej rezerwacji. Wybrana forma obowiązuje również przy zwrocie sprzętu - nie można jej zmienić.

Podpis cyfrowy (e-dokument)

• Dokumenty są generowane w formie pliku PDF
• Klient otrzymuje je na adres e-mail
• Dokumenty możesz też pobrać po zakończeniu procesu wydania lub zwrotu
• Treść dokumentów jest prezentowana na ekranie, aby obie strony mogły się z nią zapoznać przed podpisaniem
• Podpisy obu stron (klient i wypożyczalnia) są składane cyfrowo na ekranie tabletu lub smartfona
• Podpisane cyfrowo dokumenty możesz w razie potrzeby również wydrukować
• Wygodne rozwiązanie, gdy chcesz uniknąć drukowania lub pracujesz poza biurem

Podpis na papierze

• Dokumenty są drukowane
• Klient i przedstawiciel wypożyczalni podpisują się na wydrukowanym dokumencie
• Podpisany dokument możesz zarejestrować w systemie, wykonując skan lub zdjęcie i załączając plik do rezerwacji
• Tradycyjna forma, gdy klient preferuje papierową wersję

Rodzaje dokumentów

Przy wydaniu sprzętu

System generuje:

1. Umowa najmu - główna umowa określająca warunki wynajmu
2. Protokół wydania - dokument opisujący stan sprzętu w momencie wydania (poziom paliwa, przebieg, czystość, wyposażenie, akcesoria, uwagi)

Przy zwrocie sprzętu

System generuje:

1. Protokół zwrotu - dokument opisujący stan sprzętu przy zwrocie, umożliwiający porównanie ze stanem wydania

Przechowywanie dokumentów

Wszystkie wygenerowane dokumenty są zapisywane przy rezerwacji w systemie. Możesz je w każdej chwili:

• Podejrzeć - otwórz podgląd dokumentu bezpośrednio w systemie
• Pobrać - pobierz dokument w formacie PDF

Dokumenty z fazy wydania i zwrotu są przechowywane osobno, dzięki czemu łatwo je odnaleźć.